071 - 576 13 23
Wat kies jij? Maatwerk of een kant-en-klare oplossing?

Wat kies jij? Maatwerk of een kant-en-klare oplossing?

door op 26 april 2018


Een keuze die regelmatig gemaakt moet worden. Misschien dat je op dit artikel terecht bent gekomen omdat je zelf, of jouw organisatie, nu voor deze keuze staat. Door antwoord te geven op een aantal verdiepende vragen kan ik je helpen bij die keuze.

Werkt software voor jou, of jij voor de software? 

Hoe vaak worden exact dezelfde gegevens ingevoerd op verschillende plekken? Eerst in het CRM, daarna een keer in een verborgen Excel die op de netwerkschijf staat en het wordt nog een keer geprint zodat het gearchiveerd kan worden. Later moeten diezelfde gegevens ook nog in een ander systeem worden ingevoerd, want er is geen goede koppeling met het CRM. Deze vraagt waarschijnlijk ook nog eens om gegevens die je pas op een later moment wilt toevoegen (en daarom vul je maar tijdelijke dummy-waardes in), waarmee duidelijk wordt dat de software de baas is.

Waar heb ik software voor nodig?

De laatste jaren ben ik bij veel uiteenlopende bedrijven over de vloer geweest en heb ik mij regelmatig verbaasd over de verwachting die mensen van software hebben. De software die je gebruikt moet ervoor zorgen dat je sneller en efficiënter werkt. Het mag niet bepalen hoe jouw medewerkers hun werk uitvoeren, maar moet ze er juist bij ondersteunen en het werk makkelijker maken. Voer je gegevens in omdat het moet? Of omdat het je helpt je doel(en) te bereiken?

Wat moet de software dan écht kunnen?

Zoals bij ieder goed idee is het van belang dat je eerst een plan maakt om er daarna vanaf te wijken. Neem eens de tijd om een stapje terug te doen. Kijk eens naar het bedrijf/de afdeling en vraag je af wat het doel is. Stelt de software die je nu gebruikt je wel in staat om het doel te bereiken?

De vraag die ik graag aan mijn klanten stel is: Als je heel even alle software die je nu gebruikt vergeet, hoe zou dan jouw ideale softwarepakket er uit zien? Dit is geen makkelijke vraag om te beantwoorden, want je bent snel geneigd om te denken in de (on)mogelijkheden van de huidige software. Bij het beantwoorden van de vraag kom je er niet alleen achter dat je huidige software niet alleen extra werk op levert, maar dat er misschien zelfs wel hele processen in je organisatie ontstaan zijn om aan te sluiten op je software.

Maatwerk is natuurlijk mooi, maar is het niet een stuk duurder?

Een veelgehoorde vraag. Dat is ook logisch want een maatpak is immers ook duurder dan een confectiepak. Wat men zich vaak niet realiseert is dat je bij kant-en-klare softwarepakketten óók betaalt voor functionaliteiten die je eigenlijk helemaal niet gebruikt.

usage_of_features_standish_group.jpg 

De functionaliteiten die je niet gebruikt, worden wel onderhouden en doorontwikkeld door de leverancier en daar betaal je voor. Je hebt immers het hele pakket gekocht en niet alleen de functionaliteiten die jij nodig hebt.

Wat zijn de kosten op langere termijn?

Natuurlijk lijkt een kant-en-klaarpakket in eerste instantie goedkoper, maar is dat ook zo over een termijn van 4 jaar? Bij zo’n pakket zit je meestal vast aan structurele kosten. Deze kosten kunnen na 4 jaar flink oplopen. Grote kans dat dit zelfs meer is dan de initiële investering die je doet voor een maatwerkoplossing. In combinatie met het feit dat maatwerk beter aan sluit op jouw doelen en ambities, is de investering in een maatwerkoplossing soms een veel betere keuze.

Wist je dat:

Maatwerk voegt waarde toe aan je bedrijf. De investering die je steekt in jouw eigen maatwerkapplicatie kun je in de jaren erop afschrijven. Dit in tegenstelling tot de abonnements- of licentiekosten die je betaalt voor een kant-en-klare oplossing.

Wordt kant-en-klare software niet beter onderhouden en geüpdatet?

Ook dit hoor ik regelmatig in gesprekken die ik voer met klanten en ja: natuurlijk is dit waar. Vergeet alleen niet dat de koers van het kant-en-klare softwarepakket niet door jou bepaald wordt, maar door de leverancier van het pakket. Zoals ik al eerder schreef gebruik je vaak maar een klein deel van de applicatie die je koopt. De kans dat de doorontwikkelingen van een kant-en-klaar softwarepakket zich richt op de functionaliteiten die jij gebruikt is daarom kleiner.

Daarnaast moet je jezelf afvragen of updates (los van beveiligingsupdates) wel altijd nodig en gewenst zijn? Ben je blij met updates die:

  • Je koppelingen met andere software kapot maken;
  • Ervoor zorgen dat alles er anders uit ziet en op een andere plek staat en medewerkers de software opnieuw moeten leren gebruiken;
  • Voor jou belangrijke functionaliteit verwijderen omdat deze niet meer ondersteund wordt.

Bedenk wat het waard is om grip te hebben op updates en ontwikkelingen voor je eigen maatwerkapplicatie. Als wij vanuit SWIS jouw software ontwikkelen, bepaal je zelf waar, wanneer en hoe snel de ontwikkeling van het pakket verloopt.

Waar moet ik nog meer aan denken bij mijn keuze?

Iets waar veel misverstanden over ontstaan is ‘vendor lock-in’ (het afhankelijk zijn van één leverancier). Ik zie vaak de terughoudendheid bij klanten om zich te binden aan één bedrijf, op het moment dat de keuze voor een maatwerkoplossing wordt gemaakt. Juist als je kiest voor een eigen softwarepakket kun je vendor lock-in voorkomen.

Ik adviseer altijd software te laten ontwikkelen met open source technieken (bijvoorbeeld een framework zoals Laravel). Doordat je kiest voor het gebruik van open source technieken, vergroot je de kans op het vinden van eventuele (andere) ontwikkelpartners aanzienlijk. De kans dat programmeurs een techniek kennen is vele malen groter dan dat ze alle specifieke ins en outs van een kant-en-klaarpakket kennen.

Vergeet niet: Kant-en-klare software vergt ook maatwerk

Wat vaak vergeten wordt is dat er aan de kant-en-klaarpakketten gesleuteld moeten worden (door derden) om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat hij binnen jouw organisatie koppelt met al je overige software. Vergeet dus niet dat, ondanks dat je kiest voor een kant-en-klaarpakket, je toch altijd nog bezig bent met maatwerk.


Wat is concreet een logisch volgende stap om tot een keuze te komen?

Om echt goed te kunnen zien wat de keuze voor jouw organisatie betekent, is mijn advies om te investeren in een goed vooronderzoek. Mijn collega’s van SWIS en ik kunnen je helpen de processen in jouw organisatie in kaart te brengen. Ook kijken we graag samen naar het échte doel van jouw gewenste applicatie. Mario Gerssen of Menno de Kort helpen je graag verder!